Podczas dzisiejszego panelu dyskusyjnego, odbywającego się w ramach Konwentu Marszałków Województw RP – zakończono prace nad projektem stanowiska w sprawie konieczności zmian przepisów prawa w zakresie czasowego przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Wszyscy byli zgodni, że zaproponowane przez Urząd Marszałkowski  Województwa Świętokrzyskiego i uzgodnione – w toku wspólnego wypracowanego stanowiska – zmiany w przepisach są niezbędne i konieczne. Stanowisko ma być skierowane do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Stanowisko w tej sprawie przedstawili Zbigniew Walas, zastępca dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego oraz Feliks Gawlik, kierownik Oddziału Obiegu i Archiwizacji Dokumentów Departamentu Organizacyjnego i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego. Prelegenci:  Anna Jastrzębska – Pawlak, dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Piotr Lis, zastępca dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach, Anna Smorąg, zastępca dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach oraz Ewelina Kowalik, główny specjalista w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych starali się przede wszystkim odpowiedzieć na najważniejsze pytanie: Jakie są faktyczne przyczyny problemu uzyskania dostępu do dokumentacji archiwalnej i jakim im zapobiec?

Wstępu do prezentacji „Zadania i kompetencje marszałków województw w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – aspekty prawne a praktyka” dokonał Feliks Gawlik:

– Kwestie związane z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji osobowej i płacowej stwarzają wiele problemów, nie tylko dla organu prowadzącego rejestr, czyli marszałków i ich pracowników w urzędzie, ale przede wszystkim uderzają w interes obywateli, którzy starają się uzyskać dokumentację od przechowawców. Dokumentacja ta jest niezbędna, aby udokumentować lata pracy przed ZUS-em w celu nabycia świadczeń emerytalno-rentowych. Niestety, nie zawsze obywatele są w stanie te dokumenty uzyskać, co skutkuje frustracją, w szczególności wobec marszałków. Dzieje się tak dlatego, że tak ukształtowane przepisy prawa nie dają prerogatyw marszałkom do skutecznego egzekwowania dokumentacji, która jest gromadzona u przedsiębiorców – wyjaśniał kierownik Feliks Gawlik.

– Naszym celem było zbadać, czy problemy, z którymi się spotykamy w naszym województwie dotyczą też innych województw, jak również opracowanie propozycji rozwiązań tychże problemów. W tym celu wysłaliśmy  do wszystkich województw 10 pytań, aby na podstawie udzielonych odpowiedzi wysunąć kilka kluczowych problemów dotykających tej tematyki – dodał Feliks Gawlik, przedstawiając wyniki badań ujęte w prezentacji.

– Nie ma wątpliwości, że zmiany w przepisach są konieczne i pilne. Obywatelom trzeba ułatwić dostęp do dokumentacji, tym bardziej, że organy ścigania umarzają większość spraw uważając, że jest to znikoma szkodliwość czynu – powiedział dyrektor Zbigniew Walas, zastępca dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego. Po czym omówił szczegółowo dostrzeżone przez marszałków  problemy i podał propozycje ich rozwiązania.

Problemy i rozwiązania:

  1. Problem przekazywania posiadanej dokumentacji przez podmioty, wobec których została wydana decyzja o wykreśleniu z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych a umarzanie postępowań przez organa ścigania.

Marszałek województwa nie jest bezpośrednim nadzorcą przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie dokumentacji osobowej i płacowej. Prowadzi jedynie rejestr takowych przedsiębiorców, którzy są zobowiązani do przechowywania akt osobowych i płacowych. W praktyce, przedsiębiorcy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za m.in.: utrudnianie w dostępie do informacji, czynienie bezużytecznej, niszczenie dokumentacji itp. Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że organy ścigania niechętnie zajmują się tymi sprawami i odmawiają notorycznie wszczęcia postępowania.

Propozycje rozwiązania problemu:

  • Rozwiązaniem tego problemu  mogłoby być wprowadzenie w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – rygoru karnego ( odwołania do Kodeksu Karnego art. 268 1 oraz do art. 276), czyli  kary grzywny, ograniczenia wolności  za m.in.: niszczenie, uszkadzanie  dokumentacji lub znaczne utrudnianie osobie uprawnionej zapoznanie się z istotną informacją).
  • Druga propozycja rozwiązania tego problemu to wprowadzenie w ustawie nieprzekraczalnego terminu – 180 dni od chwili uprawomocnienia się decyzji o wykreśleniu z rejestru marszałka, na przekazanie posiadanego zasobu innemu podmiotowi wpisanemu do stosownego rejestru.
  1. Problem z dokumentacją osobową i płacową przechowawcy, który korzystając z ustawy Prawo przedsiębiorców – zawiesza wykonywaną działalność – przez co nie może wydawać odpłatnych zaświadczeń potwierdzających czas i okres zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie, a obywatel nie ma zapewnionego dostępu do dokumentacji osobowo-płacowej.

Propozycje rozwiązania problemu:

  • Zobowiązać przechowawców do wydawania tzw. zaświadczeń RP-7 przed dokonaniem przez nich zawieszenia działalności lub „uniemożliwiać” zawieszenie tejże działalności
  • Uzyskanie zgody na wyznaczenie zastępcy, który na czas zawieszenia działalności dysponowałby dokumentacją w sposób prawidłowy
  1. Problem kryteriów wydawania decyzji przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w sprawie przejęcia dokumentacji od przechowawcy prowadzącego działalność w formie jednoosobowej spółki

W chwili obecnej, aby Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych mogła wydać decyzję w sprawie przejęcia dokumentacji od przechowawcy prowadzącego działalność w formie jednoosobowej spółki, należy spełnić jednocześnie cztery warunki wskazane w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Niestety w przypadku śmierci prezesa jednoosobowej spółki, następuje zaprzestanie funkcjonowania tzw. organów spółki – zarządu i tym samym nie jest możliwe spełnienie warunków określonych w ustawie. Nie ma też jasno określonych kryteriów  przejmowania dokumentacji od przechowawcy prowadzącego działalność w formie 1-osobowej spółki, szczególnie w przypadku jego śmierci.

Propozycje rozwiązania problemu:                                          

  • Wprowadzenie do ustawy zapisów dwóch warunków zamiast czterech – w przypadku zaprzestania funkcjonowania spółek jednoosobowych ( przechowawców akt osobowych i płacowych):
  1.  Istnienie zagrożenia zniszczenia zgromadzonej przez przedsiębiorcę dokumentacji, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich,
  2.  Brak podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywania.
  • Tak aby, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych mógł wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez przechowawcę we wskazanym archiwum państwowym.